Die Informationsflut passiert nicht nur auf Social Media, auch unsere E-Mail-Inboxen wurden bereits infiltriert. Täglich stehen wir vor der Herausforderung, relevante Mails vom restlichen Plunder und Spam zu unterscheiden, und laufen dabei stets Gefahr, Wichtiges zu verpassen.

Dabei möchten wir auf keinen Fall, dass unsere eigenen Nachrichten in diesem Wulst untergehen – seien es einfache E-Mails zur Nachfrage, Rückfrage oder Informationsübermittlung, Newsletter oder Produktmailings. Mailingprogramme sei Dank, gibt es kleine Helfer, die uns und unseren Empfänger und Empfängerinnen helfen, eine Mail einzuordnen: die Betreffzeile.

Der Türöffner

Die Betreffzeile ist das Guckloch in deine E-Mail. Sie entscheidet, ob die Tür zur Nachricht geöffnet wird oder eben nicht. Ob für Marketing, Sales oder eine harmlose Rückfrage; mit ein paar einfachen Tricks werden deine Mails gerne gelesen:

  • Zwischen 30 und 70 Zeichen: So viel zeigen die meisten Mailprogramme an. Der Rest verschwindet hinter drei Punkten. Dann waren deine Mühen umsonst.
  • Klar und prägnant: Stelle von Anfang an klar, worum es geht. Vermeide unnötige Füllwörter oder Fachbegriffe, die deine Leser verwirren könnten.
  • Persönlich: Wer auch immer deine Mail lesen soll, muss wissen, was du meinst. Ausserdem kannst du zeigen, dass du dein gegenüber verstehst.
  • Nomen und Verben: Dieser Tipp gilt für viele Texte. Doch wenn du mit knapp 30 Zeichen auskommen musst, solltest du keines vergeuden.
  • Dein Versprechen halten: Nimm nur Informationen in der Betreffzeile auf, die auch in der E-Mail behandelt werden. Alles andere ist Flunkerei.
  • Kreative Akzente setzen: Informationsüberfluss? Nicht bei dir! Setzte kreative Akzente wie ungewohnte Satzzeichen, Emojis oder einen steilen Cliffhänger.
Sammlung von Microsoft-Emojis

Gehören Emojis in E-Mails? Oder haben sie da nichts verloren? Da scheiden sich die Geister – und der persönliche Stil. 🤷‍♀️
 
Emojis helfen, einen Text aufzulockern und ihm eine zusätzliche Ebene zu geben. Zum Beispiel kannst du damit eine ironisch gemeinte Aussage hervorheben oder ein Gefühl darstellen. In den Sozialen Medien haben sie ihren Platz erobert. Wie sieht es in E-Mails aus? 🤔 An dieser Übersicht kannst du dich orientieren: 

Emojis sind in Ordnung:
✔ für E-Mails unter Kollegen.
✔ als Ergänzung für den Text, nicht aber als Ersatz.
✔ wenn sie eindeutig zu verstehen sind.
 
Auf Emojis verzichtest du besser, wenn:
✖ es sich um eine formelle Nachricht handelt.
✖ du die Empfängerin oder den Empfänger nicht gut oder gar nicht kennst.
✖ du viele und wichtige Informationen in der E-Mail vermitteln musst.

Die Welt dreht sich bekanntlich immer weiter. Auch dann, wenn wir uns selbst eine Auszeit gönnen. Damit du deine Ferien richtig geniessen kannst, darfst du deine E-Mails gerne eine Zeitlang links liegen lassen. Doch teile deinen Kunden, Kollegen und anderen Interessierten mit, dass sie im Moment nichts von dir erwarten sollen. Eine nette Abwesenheitsmeldung ist nicht nur informativ, sie sorgt sogar für ein kleines Schmunzeln. Dann kann dir niemand die freien Tage vergönnen.

Darauf solltest du achten:

  • Kurz und bündig: Du darfst weg sein, egal aus welchem Grund. Diesen musst du auch nicht nennen. Es reicht, wenn ich weiss, dass du dich zurzeit nicht mit E-Mails herumschlägst.
  • Das Datum: Sag, wann du wieder da bist und dich wieder um deine Mails kümmerst. Ich kann dann entscheiden, ob ich warten will. Vielleicht löst sich mein Bedürfnis bis dahin auch in Luft auf. Pass auf, dass du das Datum jeweils richtig anpasst.
  • Die Stellvertretung: kann ich mich an jemanden wenden, wenn ich nicht bis zu deiner Rückkehr warten kann? Sag mir, wer das ist und wie ich diese Person erreiche. Gibt es keine Stellvertretung, fällt dieser Teil weg.
  • Ein kleiner Spass: möchtest du deine Kontakte zum Schmunzeln bringen? Das ist auch in einer Abwesenheitsmeldung erlaubt. Ein Wortspiel oder ein Spruch, der zu dir oder deiner Branche passt, hat durchaus Platz in einer Abwesenheitsmeldung.

Copy, paste, modify

Wie das etwa aussehen könnte, siehst du in den drei Beispielen unten. Bssst... diese darfst du kopieren und für die anpassen. Aber denk daran, das Datum und die Namen anzupassen. 

Der Klassiker:

Vielen Dank für deine / Ihre Nachricht.

Ich bin am 24. April wieder da und werde sie dann lesen. In dringenden Fällen hilft dir Maria Muster (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein., 041 234 56 78) weiter.

Freundliche Grüsse

Debora Baumgartner 

Der selbstbewusste:

Danke für die Nachricht

Ich bin in den Ferien und lese deshalb keine E-Mails. Aber keine Sorgen. Am 24. April bin ich wieder da und kümmere mich darum.

Oh je, du kannst nicht warten? Wir lassen dich nicht im Stich. Maria Muster hilft dir weiter: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein., 041 234 56 78.

Liebe Grüsse

Debora Baumgartner

Der kecke:

So, das wars. Bis Montag, 24. April lasse ich mich an fernen Orten inspirieren. Danach bin ich wieder voller Energie für dich da.

Du kannst nicht so lange warten? Maria Muster hält die Stellung und hilft dir im Notfall weiter.

Liebe Grüsse

Debora Baumgartner